Richtig mit PowerPoint/Keynote präsentieren

Heute wollte ich mal einen Blogeintrag dem Umgang mit PowerPoint/Keynote widmen und ein paar Tipps&Tricks zum präsentieren mit PowerPoint/Keynote geben.

1. Nicht alles, was das Programm kann sollte auf einmal verwendet werden.

Auch wenn PowerPoint / Keynote Bilder, Videos, Sound usw. einfügen kann, muss man nicht auf jede Folie Bilder, Videos oder Sounddateien packen. Hier gilt: weniger ist mehr!
Bedenken Sie außerdem: Eine gute Keynote / PowerPoint Präsentation kann einen Referenten nicht ersetzen, aber ein guter Referent glänzt auch ohne Specialeffects in der Präsention.

2. Mein Lieblingsheld Pareto kommt wieder ins Spiel:
Wer kennt das nicht? Man macht eine Präsentation mit PowerPoint oder Keynote und sitzt vielleicht nur eine Halbe Stunde an den Texten/Stichpunkten und Informationen allgemein aber dafür dann umso länger daran grafisch an der Folie herum zu basteln. Dies passiert besonders oft Anfängern, die von der Fülle der Funktionen die das jeweilige Programm bietet einfach erschlagen werden.
Hier gilt ebenfalls: Weniger ist mehr. Achten Sie bei Ihren ersten Präsentationen doch einfach darauf, dass alles sachlich stimmt und logisch erklärt ist und vor allem, dass die Rechtschreibung stimmt. An die vielen weiteren Effekte wie z.B. das Einbinden von Videodateien oder Sound kann man sich dann nach und nach herantasten.
Laut Pareto gilt:
Der Aufwand muss kleiner sein, als der Erfolg.

3. Mut zur Lücke!
Es gibt einfach Aussagen, die sich nur schwer in Stichwörter fassen lassen oder die sich schwer in den chronologischen Aufbau der Präsentation integrieren lassen, man muss sie vielleicht einfach nach und nach in seinem Vortrag mit den Zuhörern zusammen „erarbeiten“. Wenn es so schwer fällt bestimmte Aussagen/Fakten/Ideen in die Präsentation zu integrieren, lassen Sie sie lieber weg, bevor Sie Verwirrung stiften.
4. Machen Sie Pausen
Sie kennen Ihr Thema ja bereits, Sie sind vermutlich (hoffentlich!) auch so gut vorbereitet, dass Sie das Thema aus dem FF referieren können. Ihr Publikum aber nicht, besonders bei langen Präsentationen braucht der Zuhörer immer wieder Pausen um das Gehörte zu verarbeiten. Gönnen Sie ihm diese Pausen, oft ist es an dieser Stelle auch sehr hilfreich, eine leere Folie einzublenden, während Sie in Ihrem Vortrag eine kurze Pause einlegen. Die muss auch gar nicht so lange dauern. Denken Sie auch daran, dass eine Pause sowohl Spannung auslösen kann als auch den Satz wirken lässt. Und achten Sie auch darauf, dass Sie langsam (!) sprechen, wenn Sie selbst das das Gefühl haben, dass Sie viiiiel zu langsam sprechen, dann sprechen Sie wahrscheinlich gerade richtig.

5. Legen Sie auch leere Folien auf
Wie bereits in Tipp 4. erwähnt ist es ab und zu hilfreich eine leere Folie aufzulegen, die einfach nur weiß oder schwarz ist. Der Sinn ist, dass Sie an dieser Stelle über Dinge sprechen können, die Sie in Ihrer Präsentation nicht gut visualisieren konnten (siehe Tipp. 3) um den Zuhörer nicht mit einer anderen Folie abzulenken oder zu verwirren, lassen Sie die Folie einfach leer.
6. Nicht zu viele Argumente
Egal wie viele gute oder schlechte Argumente Ihnen einfallen, Sie sollten es dringend vermeiden alle in Ihre Präsentation hinein zu schreiben. Das behält sowieso kein Mensch! Versuchen Sie Ihre Argumente auf 5 Pro und 5 Contra zu reduzieren, wenn Sie der vorgestellten Thematik besonders positiv gegenüber stehen, können Sie auch 6 Pro und 4 Contra wählen, aber machen Sie nicht den Fehler, dass Ihre Position zu klar überwiegt, sonst weckt Ihre Präsentation den Anschein nicht objektiv oder zu Einseitig zu sein.
Beachten Sie, dass der Mensch sich grundsätzlich erstmal bestimmte Kernfragen stellt, wenn er etwas oder jemanden neues kennen lernt. Zu diesen Kernfragen gehört auf jedenfall WAS ist das? Also eine kurze (!) Definition, WAS macht es? Und WAS habe ICH damit zu tun? Diese Kernfragen sollten Sie in den Mittelpunkt Ihrer Präsentation rücken, damit es für alle Zuhörer leicht verständlich ist. Überfordern Sie das Publikum nicht.

7. Formulieren Sie am Ende Ihrer Präsentation eine Botschaft!
Beenden Sie Ihre Präsentation nicht mit Floskeln wie „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“ oder ähnlichem. Am Ende Ihrer Präsentation sollte eine Botschaft stehen, ein Appell an Ihre Zuhörer, rufen Sie Ihr Hauptargument noch einmal ins Gedächtnis des Publikums und fordern Sie es auf nun etwas zu tun. Verzichten Sie besser auf rhetorische Fragen, da es immer jemanden im Publikum geben wird, der auf diese Fragen nicht wie gewünscht antworten würde.

8. Bauen Sie das Publikum in Ihre Präsentation ein
Haben Sie schon einmal ein Publikum eine bestimmte Zeit lang „an die Wand geredet“ und sich gewundert, wenn Sie zum Ende der Präsentation fragen ob es noch Unklarheiten und Fragen gibt, und sich NIEMAND zu Wort meldet?
Das liegt dann vermutlich daran, dass Sie Ihr Publikum auf Zuhören eingestellt hat. Es ist passiv geworden und ist auf Input gestellt. Wenn Sie nun das Publikum „auf einmal“ dazu auffordern aktiv zu werden, ist es überfordert. Versuchen Sie stattdessen lieber Ihr Publikum den ganzen Vortrag über mit einzubeziehen. Stellen Sie Fragen an Ihr Publikum, zu denen sich entweder einzelne Zuhörer zu Wort melden können oder holen Sie die Meinung Ihres Publikums per Umfrage ein.
Nutzen Sie kleine Pausen um zwischendurch eine kurze Diskussion zu starten, so vermeiden Sie Langeweile und es fällt Ihnen am Ende leichter zu einer richtigen Diskussionsrunne über zu leiten.
Dies ist natürlich nur sinnvoll, wenn Sie Ihr Publikum überhaupt mit einbeziehen wollen, wenn es Ihnen in Ihrem Vortrag einzig und allein darum geht das Publikum über etwas zu informieren, brauchen Sie es natürlich nicht miteinbeziehen. Aber bedenken Sie: Ganz oder Garnicht! Wenn Sie das Publikum miteinbeziehen möchten, dann richtig oder lassen Sie es sein.

9. Ist doch klar, oder?
Setzten Sie niemals voraus, dass Ihr Publikum auf dem selben Wissensstand ist wie Sie. Wenn dies so wäre, müssten Sie über das Thema doch gar nicht referieren, oder? Sagen Sie etwas lieber einmal, bevor Sie sich dem Trugschluss hingeben, es sei sowieso klar.